NFPE

Wednesday, 23 July 2014

"கருவாடு விற்ற காசு நாறுமா ?
நாய் விற்ற காசு குறைக்குமா ?"

e post  நம்முடைய துறையில் அறிமுகப் படுத்தப் பட்டதன் நோக்கம் குறித்து  நம்முடைய இலாக்காவின் வலைத்தளத்தில் இவ்வாறு தெரிவிக்கப் பட்டுள்ளது:-

"The internet revolution has allowed rapid exchange of communication through email. However, the internet has not reached most of the rural India and other remote areas. To bridge this digital divide, and to bring the benefit of the revolutionary internet technology to people living in these areas, Department of Posts has introduced epost. ePOST enables customers to send their messages to any address in India with a combination of electronic transmission and physical delivery. ePOST sends messages as a soft copy through internet and at the destination it gets delivered to the addressee in the form of hard copy."

"அதாவது இன்டர்நெட் புரட்சியின் அதிவேக செய்திப் பரிமாற்ற வளர்ச்சியே  e mail  என்பது. இந்த வசதி  இந்திய நாட்டின் கடைக்கோடி கிராமங்களுக்கு இன்னும் சென்று சேரவில்லை.  இந்த ஏற்றத் தாழ்வை  சரி செய்து  நாட்டின் அனைத்து பகுதியில் உள்ள மக்களும் பயன்பாடு பெரும் வகையில் இந்திய அஞ்சல் துறை e post  என்னும் வசதியை ஏற்படுத்தியுள்ளது. அதுவும் அவர்கள் அனுப்பும் EMAIL செய்தியை மக்களின் வீடு தேடி HARD  COPY  யாகவே பட்டுவாடா செய்திடவே இந்த சேவை "

நம்முடைய இலாக்காவின் மற்றும் அரசின் நோக்கம் இவ்வாறு இருக்க, இந்த வசதியை அதுவும் குறைந்தபட்ச கட்டணமான ரூ.10/-இல்  நாட்டின் ஒரு கோடியில் இருந்து மறுகோடிக்கு இரண்டு மணி நேரத்தில் கூட  HARD  COPY  யாக (PRINT OUT) நேரிடையாக விலாசதாரரின் வீட்டிற்கே சென்று பட்டுவாடா செய்ய முடியுமானால் , இதை விட சிறந்த திட்டம் எதுவும் இருக்க முடியாது. 

மேலும் வணிக ரீதியாக பார்த்தாலும், இந்த சேவைக்கு இதுவரை போட்டியாளர் (COMPETITOR)  என்பதே சந்தையில் இல்லை என்பது மிக முக்கியமானதாகும். வேறு எந்த தனியார் நிறுவனங்களுக்கும் இந்த அளவுக்கு NETWORK  இல்லை என்பதும்  நமது துறையின் சிறப்பு ஆகும். 

காலை ஏழு அல்லது எட்டு மணிக்கு  EPOST  BOOK செய்து TRANSMIT  செய்தால் காலை 10.00 மணிக்குள் இந்திய நாட்டின் எந்த ஒரு மூலையிலும்  HARD  COPY  PRINT  OUT  செய்து  தபால்காரரிடம் உடன் பட்டுவாடாவிற்கு ஒப்படைக்க முடியும். அவரும் ஓரிரு மணி நேரத்தில்  விலாசதாரரின் வீட்டிற்கே சென்று  பட்டுவாடா செய்திட முடியும். 

ஆனால் இதற்கான அடிப்படை கட்டுமான வசதி (INFRASTRUCTURE ) நம்மிடம் சரியாக இருக்க வேண்டும். ஓட்டை உடைசல்  கணினி , பழுதடைந்த பிரிண்டர் , சுற்றிக்கொண்டே இருக்கும் SIFY  NETWORK  என்று இருந்தால் 'கதை கந்தல்தான்' . 

எப்படியிருந்த போதிலும்  போட்டி இல்லாத INNOVATIVE  ஆக அறிமுகப் படுத்தப் பட்ட வியாபாரத்தில் சரியான திட்டமிடுதலும், சரியான புரிதலும், தேவையான அடிப்படை வசதிகளும்  இருந்தால்  பொது மக்களுக்கும் நன்மை,  நமது துறைக்கும் அதிக லாபம்  . இந்த வழியில் எந்த அதிகாரிகளும் சிந்திப்பதே இல்லை என்பது  கொடுமையே !


ஆனால் இலாக்காவின் நோக்கத்தை சிதைக்கும் வகையில் , அரசின் அற்புதமான திட்டத்தை கொச்சைப் படுத்தும் வகையில்  நம்முடைய கீழ் மட்ட அதிகாரிகள்  செய்யும்  கோமாளித்தனம் எல்லை மீறியே நடந்து வருகிறது . இதை யெல்லாம் மேல் மட்ட அதிகாரிகள்  கவனிக் கிறார்களா அல்லது அவர்களும்  இந்த நடவடிக்கைகளை ஆதரிக்கிறார்களா என்பது நமக்குப் புரியவில்லை.

தற்போது நடிகர் சூர்யாவின் பிறந்த நாளுக்கு EPOST "புடிக்கச்  சொல்லி " கட்டளைகள் பறந்த வண்ணம்  உள்ளதாக நமது கோட்டச் செயலர் களிடம் இருந்து தகவல்கள் வந்துகொண்டே இருக்கின்றன . அப்படி "புடிக்க" முடியாவிட்டால் ஒவ்வொரு GDS, தபால் காரர் மற்றும்   POST MASTERகளும்   ஆளுக்கு 10 EPOST  வீதமாவது கொடுக்க வேண்டும் என்று கட்டளை வேறு. இதுதான்  "தன்  சதையையே கடித்து தன்  பசி ஆறுவது" என்பது. 

சிறந்த  திட்டத்தை சீரழித்து " சொந்தக் காசில் சூனியம் வைத்துக் கொள்வது " என்று கூட சொல்லலாம்.  இப்போது சூரியா, அப்புறம் விஜய் ,பிறகு  நயன்தாரா   ... கடைசியில்  "ஷகிலா"  என்று  பிறந்த நாளுக்கு EPOST  பிடிக்கச் சொல்வார்கள் போலிருக்கிறது. ரசிகர் மன்றமும் வைக்கச் சொல்வார்கள் போலிருக்கிறது .

"நிச்சயம் கருவாடு விற்ற காசு நாறாது ... 
நாய் விற்ற காசு குறைக்காது" ...  

மேல்மட்ட அதிகாரிகள் சிந்தித்து நாம் சொல்வதில் உண்மை இருந்தால் சரியான நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும் என்று வேண்டுகிறோம் !

இலாக்காவின் திட்டங்களின் நோக்கத்தை காப்பாற்ற உரிய நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டு கிறோம். 

இலாக்காவை   சீரழிக்கிற அதிகாரிகளுக்கு கடிவாளம் இட வேண்டுகிறோம்.
செய்வார்களா? செய்வார்களா ?

Tuesday, 22 July 2014

PRESERVATION OF POSTAL RECORDS



1.     
POST OFFICE ACCOUNT AND SUB ACCOUNT DEPARTMENT


SL
NO
DESCRIPTION OF FORM
FORM NO
PERIOD OF
PRESERVATION
1
H.O. Summery
ACG 1
3 Years
2
H.O. Cash Book
ACG 4
3 Years
3
Treasury Voucher
ACG 14
3 Years
4
Treasury Receipt
ACG 13
3 Years
5
Sub Office Account
PA 17(A)
3 Years
6
Treasury Cash Book
ACG 2
10 Years
7
Treasury Passbook
ACG 8
10 Years
8
S.O. Summery
ACG 3
18 Months
9
B.O. Summery
ACG 3A
18 Months
10
S.O. Daily Account
ACG 22
18 Months
11
S.O. Slip
PA 3
18 Months
12
Remittance Advice & Acknowledgement
ACG 15
18 Months
13
B.O. Daily Account
ACG 22
2 Years
14
B.O. Slip
PA 5
2 Years
15
General Receipt Book
ACG 67
5 Years

2)POSTAL ORDER DEPARTMENT


1
List and Journals of IPO Sold

18 Months
2
Register of IPOs & BPOs in stock

18 Months
3
List of IPOs & BPOs Paid

18 Months

3)MONEY ORDER DEPARTMENT


1
Book of MO Receipts
MO 1

2
Journal of MOs issued
MO 2

3
Register of MOs Received for Payment
MO 3

4
Journal of MOs Paid
MO 4(s)

5
Compilation of MOs Paid
MO 20/23

6
Compilation of daily totals of MOs issued
MO 22

7
TMO Advice
MO 21

8
TMOs Received and conformations


9
Postman’s Book
MS 27

10
Files of cases containing Paid MOs Received from
Audit Office
Files

10
Files of cases containing Paid MOs Received from
Audit Office
Paid MOs

11
List Of MOs Presented in bulk for Booking


12
Records relating to Inward and out ward Foreign
MOs in Exchange Office








4) Registration and Parcel Department



SL
NO
DESCRIPTION OF FORM
FORM NO
PERIOD OF
PRESERVATION
1
Register and Parcel Lists Received and Dispatched

2 Years
2
All other record Except above of Registration and
Parcel Department And Mail Department

1 Years
3
Speed Post Department

6 Months

5)SORTING,DELIVERY,DEPOSIT AND MISC DEPT.


1
Correspondence Register

3 Years
2
Deposit Account
ACG 45
18 Months
3
Letter Postage Account
ACG 44
18 Months
4
Register of Post Box Holders
M 23
3 Years
5
Book of Postmarks
MS 19
18 months
6
Postmaster’s Order Book
Ms 1
3 Years
7
Monthly Statistical Register

3 Years
8
Monthly Statistical Abstract
MS 14
3 Years
9
Record Relating to Identity cards

18 months (after
validity of cards)
10
Nominal Roll
MS 12
10 Years
11
Attendance Register
MS 37
5 Years
12
Enumeration Returns
MS 6
2 Years
13
Post Office Order Book

Permanent
14
Telegram “A” Message

2 months
15
Traffic Book of Telegrams

3 Years


6) Savings Bank Department


1
S.B. Ledger in H.O

Permanent
2
Closed, used up and transferred Ledger cards
(If ledger agreement o.k.)

6 Years
3
S.O. S.B. Journals

Permanent
4
S. O. S. B. Ledgers(after last account closed)

6 Years
5
S.O. RD Journals

6 Years (after Last
entry)
6
Guard File containing letters of Pledging deposits in security account

Permanent
7
Register of undeliverable passbooks

Permanent
8
Special Error Book maintained is S.B. branch

Permanent
9
S.B. P.R.
SB 26
3 YEARS
10
Monthly Statistical Register

3 Years
11
List of Silent accounts

Permanent
12
Application for Duplicate Passbooks

10 Years
13
List of withdrawals above Rs 2500/- by Single
Handed S.O.

1 Year
14
Stock Register of Passbooks

18 Months
15
Index of Ledger Cards
(after closed of all accounts)

6 Years
16
Ledger Cards of Silent Accounts

Permanent
17
Application for Local Transfer of Accounts

2Years
18
Index of P.R.

2 Years
19
S.B. Slips

18 Months
20
Duplicate of A.T.

2 Years
21
Register of A.T.
(after obtaining certificate of no pending)

2 Years
22
Register of Rectification of Interest

3 Years
23
S.B. Voucher List
SB 22
2 Years
24
Objection Register (after rectification of objection)
SB 61
2 Years
25
Register of No of passbooks received for interest

2 Years
26
Duplicate copies of S.B.P.R received from B.O.

18 Months
27
Record Relating to D. D. Cases
(Except indemnity Bond)

3 Years
(after closer of  all cases )
28
Record Relating to D. D. Cases
(Where indemnity Bond Received)

6 Years
(after closer of all cases )
29
Duplicate copies of credit/debit transfer journals

2 Years
30
Register of Collection of Cheques

2 Years
31
Stock Register of S.B. Cheques

2 Years
32
Register of returned Cheques

2 Years
33
Register of sanction of B.O. withdrawals
SB 45
2 Years
34
Register containing Photographs and other
particulars of depositor

3 Years
(After all
accounts closed)
35
Applications for issue of new passbooks in lieu of spoilt ones

3 Years
37
Court attached orders of SB Deposits

2 Years
(After close ofa/c)
38
Applications for issuing of SB Cheque Books

2 Years
(After close of  a/c)
39
Copies of Lists of Collection of Outstation
Cheques

2 years (
Following
financial year)
40
Record relating to collection of Local Cheques

2 Years
41
SB 28 Receipt Books

2 Years
42
Document Lists

2 Years
43
Long Books

2 Years
44
Application for Revival of Silent accounts

2 Years
45
Error Book maintained in connection with the
deposit by auto transfer from S.B. Account to RD Account

5 years
46
Nominal roll of SB Branch

10 years
47
LOT Lists

6 Years after last entry



7)SAVINGS CERTIFICATES


1
Application for cancellation or variation of
Nomination
NC 53
5 Years (after
discharger of
certificate)
2
Register of Nomination
NC 52
5 Years (after
discharger of
certificate)
3
Preliminary Receipt Book
NC 4
3 Years
4
List of Yearly Unsold Certificates

2 Years
5
Provisional Receipts for Savings
Certificates
NC 11
3 Years
6
Counter Foils of Identity slips of
Certificates

18 Months (after
discharge of Certificate)
7
Special error book for Certificates

3 years
8
Monthly Statistical Register

3 Years
10
Journals of Certificates Issued and
Discharged

18 Months
11
Monthly Summaries of Certificates Issued
& Discharged

18 Months
12
Stock Register of Certificates

Permanent
13
Application for Purchase or transfer in lieu
of Duplicate have been issued

6 Years (after
discharge of
Certificate)
14
Journals of Certificates issued
through Authorized Agents

18 Months
15
Ledger for Payment of Authorized Agent’s
commission

3 Years
16
Partly used up AGENT’S RECEIPT BOOK

5 Years

8)ADMINISTRATIVE BRANCH


1
Correspondence Register

3 Years
2
Personal Files

3 Years after
retirement or death

9)OTHER RECORDS


1
Counter foils of Receipts and Daily lists of
Telephone Revenue Collection
Eng 9
2 Years
2
Pension Schedule

3 Years